Huishoudelijk Reglement / Missie en doel

Huishoudelijk reglement Geheugen van Oost

1. De missie van het Geheugen van Oost
“Op de website het Geheugen van Oost vertellen mensen van allerlei leeftijden en achtergronden hun verhalen over hun Amsterdam Oost.
Individueel zijn het met plezier gemaakte persoonlijke vertellingen, maar op buurtniveau verbindt het Geheugen van Oost mensen en stimuleert het contacten tussen buurtbewoners (ook ex en nieuwe).
De website stimuleert gevoelens van verbondenheid en biedt buurtbewoners een plek waar zij hun verhalen, herinneringen en emoties kwijt kunnen. Samen vormen zij het verhaal van Amsterdam Oost.”

2. Vertaling missie naar doelen
De missie krijgt vorm via het in stand houden en uitbreiden van de website 'Het Geheugen van Oost' met verhalen en (bewegende) afbeeldingen en door die op een aantrekkelijke manier te presenteren.

De volgende hoofddoelen worden daarbij nagestreefd:
A. De website toegankelijk laten zijn voor ieder die (een serie) verhalen over Amsterdam Oost wil publiceren en zo nodig daar hulp bij te bieden.
B. Een vertegenwoordiging van buurtbewoners, die de buurtsamenstelling zo breed mogelijk weerspiegelen, werven als vertellers, schrijvers, fotografen, interviewers etc. en vaardigheden aanreiken om goed te schrijven, te fotograferen en/of te interviewen.
C. Activiteiten organiseren (wandelingen, excursies, quizzen e.d.) waar bestaande verhalen van de website een rol in spelen of waar nieuwe verhalen uit voort kunnen komen en die de belangstelling voor de website stimuleren.
D. Een nauwe samenwerking met buurtorganisaties aangaan die verhalen van de website willen gebruiken of die geïnteresseerde buurtbewoners in hun gelederen zouden kunnen hebben.

3. De doelen vertaald naar praktische uitvoering
Realisatie van bovengenoemde doelen geschiedt door
A. Een redactiegroep met de kerntaken:
De inhoud van de website(bestaande verhalen, binnenkomende verhalen, reacties, foto’s etc.) op een aantrekkelijke manier bewerken, beheren en uitbreiden.
Praktisch uitgevoerd door:
1. Aangeleverde verhalen door verhalenvertellers - via webmail o.a. - met foto '(s) op de site zetten, dit in overleg met de inzenders.
2. Zelf verhalen verzamelen en plaatsen.
3. Reacties van bezoekers op verhalen indien nodig corrigeren.
4. De bestaande normen - zoals neergelegd in de spelregels en de huisregels - inzake wat acceptabel is als verhaal en/of reactie handhaven en zo nodig verder ontwikkelen.
5. Correspondentie via webmail bijhouden (daarvoor schema maken).
6. Op de open inloop mensen helpen om hun verhalen te plaatsen.
7. Rubrieken creëren die de website interessanter maken.
8. Suggestie van niet-redactieleden over opzet/indeling van de website bespreken en genomen beslissingen hierover meedelen aan de inzender(s).

Hiertoe komt de redactiegroep bijeen in vergaderingen waar men bespreekt wat men tegen komt bij bovengenoemde taken. Deze vergaderingen kunnen desgewenst bij een van de groepsleden thuis gehouden worden en hebben een frequentie van ongeveer eens per 6 weken. Er wordt een besluitenlijst gemaakt n.a.v. deze vergaderingen die aan alle medewerkers wordt gestuurd. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen.
Medewerkers worden geacht elkaar aan te spreken op eventuele tekortkomingen in het functioneren. Mochten meningsverschillen niet opgelost zijn, dan worden ze voorgelegd aan de algemene vergadering. Medewerkers kunnen desgewenst aan meer dan 1 groep meedoen.

B. Een activiteitengroep met de kerntaken:
1. Het organiseren en op elkaar afstemmen van workshops voor aspirant en gevorderde verhalenvertellers.
2. Het werven van nieuwe verhalenvertellers (o.a. door interessante thema’s aan te bieden).
3. Het ontwerpen en toepassen van richtlijnen voor deelname aan - en gedrag tijdens workshops.
4. Oog houden voor thema’s, buurten en groepen in Amsterdam Oost die onderbelicht zijn op het Geheugen van Oost.
5. Wandelingen, excursies, quizzen enz. organiseren waaruit mogelijk nieuwe verhalen voortvloeien.
6. Actieve geïnteresseerden (ex-workshop deelnemers of anders) verder helpen tijdens de open inloop.
7. Bijhouden wat de activiteiten opleveren voor de website in termen van aantal deelnemers en aantal bijdragen en voor de deelnemers.
De activiteitengroep komt bijeen in een wisselende frequentie – afhankelijk van de fase van de organisatie – en bespreekt wat men tegenkomt. Deze vergaderingen kunnen desgewenst bij een van de groepsleden thuis gehouden worden.
Er wordt een besluitenlijst gemaakt n.a.v. deze vergaderingen die aan alle medewerkers wordt gestuurd. Besluiten worden genomen met een meerderheid van stemmen.
Medewerkers worden geacht elkaar aan te spreken op eventuele tekortkomingen in het functioneren. Mochten meningsverschillen niet opgelost zijn, dan worden ze voorgelegd aan de algemene vergadering. Medewerkers kunnen desgewenst aan meer dan 1 groep meedoen.

C. Een coördinator met de kerntaken:
1. Het bijwonen van zowel de vergaderingen van de activiteitengroep als die van de redactiegroep.
2. Het op een centraal punt opslaan en up to date houden van:
► (oude) notulen,
► adressenlijst deelnemers activiteiten,
► adressenlijst verhalenvertellers,
► adressenlijst docenten,
► planningen en schema’s (w.o. open inloop bemensing),
► adressenlijst samenwerkingspartners, contactpersonen en
► adressenlijst medewerkers GvO.
3. Het coördineren van de opstelling van het jaarverslag van het Geheugen van Oost (cijfers en wapenfeiten die belangrijk zijn voor Dynamo en ons zelf).
4. Communicatie rondom activiteiten en verzamelaars/schrijvers stroomlijnen (nieuwsbrief).
5. Contacten met geïnteresseerde deelnemers en docenten onderhouden.
6. Samen met activiteitengroep activiteiten verzinnen en uitwerken.
7. De organisatie van de activiteiten coördineren (o.a. locatie en communicatie)
8. Het contact met nieuwe verhalenschrijvers/ - verzamelaars opbouwen en registreren.

Om te kunnen coördineren is het noodzakelijk dat de coördinator zich kan informeren bij alle bronnen, zowel via persoonlijk contact als via toegang tot correspondentie (van webmail b.v.)

D. Algemene vergadering
Deze vergadering is voor alle medewerkers van het GvO, een maal per jaar of zo vaak als nodig blijkt, op een locatie die openbaar toegankelijk is.( Kan Amsterdam Museum of Post Oost zijn bijvoorbeeld ) De Algemene Vergadering n is ook toegankelijk voor geïnteresseerde buitenstaanders.

Op deze vergadering komen aan de orde:
1. De toetsing van al onze activiteiten aan de ‘missie van het GvO’.
2. Agendapunten n.a.v. besluitenlijst redactiegroep en activiteitengroep.(inclusief eventueel onopgeloste verschillen van mening)
3. Nieuwe initiatieven (b.v. om de website aantrekkelijker te maken), ook al is het achteraf.
4. Samenwerkingsverzoeken.
5. Public Relations: taken worden uitgedeeld inzake flyers, gebruik (sociale) media, aankondiging activiteiten enzovoort.
6. Inkomsten en uitgaven, subsidieaanvragen.
7. Toetreding nieuwe medewerkers (en eventuele criteria voor toetreding/royement ontwikkelen).

Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen. Als er urgente zaken zijn die niet kunnen wachten tot de algemene vergadering wordt er onderling telefonisch/per mail/sociale media overlegd en wordt de kwestie overeenkomstig de mening van de meerderheid beslist.
Het kan voorkomen dat een overkoepelende vergadering wordt uitgeroepen i.v.m. grotere opgekomen onderwerpen (zoals 10-jarig bestaan, herontwerp website b.v.)

E. Rol en Plaats van (medewerkers) Amsterdam Museum
"Het Amsterdam Museum brengt de geschiedenis van de stad tot leven voor een zo groot en divers mogelijk publiek. Het Amsterdam Museum daagt bewoners en bezoekers uit om hun relatie tot de stad te verdiepen." Vanuit deze missie ondersteunt het museum het Geheugen van Oost als een website waarop de geschiedenis van Amsterdam door Amsterdammers tot leven wordt gebracht.
Het museum zoekt naar mogelijkheden om de ervaringen van Amsterdammers zoals deze te lezen zijn op de site, te verwerken in tentoonstellingen en om de verhalen onder de aandacht te brengen van een breed publiek."

Concreet ondersteunt het museum het Geheugen van Oost door het beschikbaar stellen van de website en het geven van ondersteuning bij het beheer van de site. Daarnaast streeft het museum naar het versterken van de band met de vrijwilligers van het Geheugen van Oost door het organiseren van activiteiten en het openstellen van het hart.amsterdammuseum.nl als samenwerkings- en ontmoetingsplek.
De vertegenwoordiger van het Museum woont de algemene vergadering en de redactievergadering bij en belegt van tijd tot tijd thema-bijeenkomsten.

F. Financiële Rechten en Plichten

 Minimaal eens per jaar wordt in de algemene vergadering verantwoording afgelegd over inkomsten en uitgaven en wordt bekeken of afspraken aangepast moeten worden. Inkomsten kunnen – voor zover de mogelijkheden reiken – gebruikt worden ter betaling van
► communicatie middelen
► onkosten van deelnemers tot een jaarlijks vast te stellen maximum
► attentie voor docenten
► festiviteiten
► P.R.kosten

G. Toelating en royement
- Om verhalenverzamelaar te worden dient men een ‘account’ aan te vragen waarmee men een verhaal kan toevoegen aan de ‘te publiceren’ lijst. De aanvraag geschiedt middels de ‘log in’ knop. De verhalenverzamelaar is gehouden aan de huisregels.
- Het plaatsen van een reactie staat vrij voor iedereen die zich aan de huisregels houdt.
- Men kan lid worden van de redactiegroep en/of de activiteitengroep door zich aan te melden als er plaats vrij is. Dit wordt per kwartaal gepubliceerd op de homepage. Na aanmelding volgt een gesprek met de reeds zittende groepsleden die besluiten over toetreding met meerderheid van stemmen.
- Op de algemene vergadering kan in geval van aanhoudende problemen met deelnemers besloten worden tot royement. Hiervoor is een meerderheid van stemmen nodig.